Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày nay, việc tuyển dụng lao động người nước ngoài không những giúp doanh nghiệp thúc đẩy kinh doanh mà còn mở ra cơ hội giao lưu văn hóa, phát triển kỹ năng cho nhân viên Việt Nam. Bên cạnh đó, đối với các công ty thuộc mạng lưới tập đoàn đa quốc gia, hình thức điều chuyển chuyên gia nước ngoài vào Việt Nam cũng rất phổ biến. Theo thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội, tính đến hết năm 2023, tổng số lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam khoảng gần 136.800 người. Để đảm bảo cho nhân viên nước ngoài nhận việc suôn sẻ và nhanh chóng hòa nhập với công ty, các chuyên viên nhân sự cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Thông qua bài viết sau đây, ICONIC sẽ hướng dẫn những công việc quan trọng mà một chuyên viên nhân sự không nên bỏ sót trong trường hợp chuẩn bị tiếp nhận nhân viên nước ngoài vào Việt Nam làm việc.
I. Hiểu biết và tuân thủ các yêu cầu pháp lý
1. Giấy phép lao động (“GPLĐ”) và visa/thẻ tạm trú
Về nguyên tắc, người nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam phải có GPLĐ và có visa hoặc thẻ tạm trú phù hợp với mục đích làm việc. Trừ một số trường hợp đặc biệt theo luật định, về cơ bản, công ty cần lưu ý các công việc sau:
Đối với việc xin cấp GPLĐ:
- Kiểm tra, xác nhận trình độ học vấn (bằng cấp – nếu có) và kinh nghiệm làm việc của người nước ngoài có phù hợp với hình thức làm việc, vị trí, chức danh công việc hay không. Nếu công ty chỉ vì vội gửi thư mời nhận việc cho người nước ngoài mà không kiểm tra kỹ các điều kiện pháp lý thì sẽ gặp rủi ro không được cấp GPLĐ, dẫn đến người nước ngoài lao động bất hợp pháp và công ty cũng lãng phí nguồn lực, chi phí.
- Yêu cầu người nước ngoài chuẩn bị và cung cấp các tài liệu cần thiết liên quan như Hộ chiếu, Bằng đại học – nếu cần thiết, Xác nhận kinh nghiệm, Lý lịch tư pháp, Giấy khám sức khỏe, Hình thẻ. Trường hợp giấy tờ do nước ngoài cấp thì cần làm hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
- Song song với quá trình chuẩn bị của người nước ngoài thì công ty cũng nhanh chóng tiến hành lần lượt các bước trong quy trình đề nghị cấp GPLĐ để tiết kiệm thời gian.
Đối với việc xin cấp visa, công ty cần hỗ trợ người nước ngoài trong việc xin visa phù hợp. Thông thường, visa DN hoặc LD là cần thiết cho mục đích làm việc tại Việt Nam. Trường hợp người nước ngoài nhập cảnh theo diện miễn thị thực, sử dụng thẻ APEC hoặc theo visa du lịch thì lưu ý rằng hiện nay, các trường hợp này đều không thể làm chuyển đổi sang visa/thẻ tạm trú cho mục đích làm việc được, do đó người nước ngoài buộc phải xuất cảnh và cần công ty bảo lãnh lại vào Việt Nam.
2. Giao kết hợp đồng lao động (“HĐLĐ”)
Đối với người nước ngoài làm việc theo hình thức thực hiện HĐLĐ thì hai bên cần giao kết HĐLĐ bao gồm các nội dung chủ yếu theo quy định của Bộ luật Lao động. Công ty chỉ có thể giao kết HĐLĐ xác định thời hạn và có thể giao kết nhiều lần, không bị giới hạn 02 lần như đối với người lao động Việt Nam. Thời hạn cụ thể của từng hợp đồng không được vượt quá thời hạn của GPLĐ. Ngoài ra, các thông tin trên HĐLĐ như: chức danh công việc, thời hạn làm việc... cũng phải phù hợp với GPLĐ đã được cấp.
Đối với người nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thì pháp luật hiện không quy định về việc giao kết HĐLĐ, tuy nhiên trên thực tế một số cơ quan như Thuế, Ngân hàng… vẫn yêu cầu phải có HĐLĐ cho vấn đề thanh toán và quyết toán chi phí tiền lương.
3. Chế độ bảo hiểm xã hội
Nếu người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động và có HĐLĐ xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên thì phải tham gia BHXH bắt buộc.
Nếu người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH.
4. Chế độ báo cáo liên quan
Công ty cần lưu ý nộp báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài cho cơ quan có thẩm quyền liên quan, bao gồm báo cáo 06 tháng đầu năm (thời hạn: 04/07), báo cáo hàng năm (thời hạn: 05/01). Trường hợp không nộp, nộp không đúng nội dung hoặc nộp trễ, công ty sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
II. Chính sách phúc lợi
1. Bố trí chỗ ở, đón tại sân bay
Để nhân viên nước ngoài cảm thấy yên tâm từ xa, công ty có thể bố trí ký túc xá hoặc hỗ trợ nhân viên nước ngoài tìm kiếm chỗ ở ban đầu phù hợp. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp thông tin về các tùy chọn nhà ở hoặc kết nối họ với một đại lý bất động sản đáng tin cậy. Bên cạnh đó, công ty có thể bố trí nhân sự hỗ trợ đón người nước ngoài tại sân bay về chỗ ở để thể hiện tinh thần hợp tác, chu đáo, quan tâm nhân viên.
2. Hỗ trợ làm thẻ ngân hàng, đăng ký sim
Vì nhân viên nước ngoài có thể gặp khó khăn với các thủ tục này cũng như khó khăn trong giao tiếp với cán bộ tại quầy nên sẽ rất hữu ích nếu công ty bố trí nhân sự đi cùng để hỗ trợ.
3. Tổ chức đào tạo, định hướng
Khi nhân viên nước ngoài nhận việc, công ty có thể tổ chức các buổi định hướng, trong đó cung cấp các thông tin hữu ích cho người nước ngoài nhanh chóng thích nghi với cuộc sống tại Việt Nam như: hướng dẫn về các phương tiện giao thông phổ biến, hệ thống bệnh viện, liên hệ khẩn cấp,.. Ngoài ra, công ty cũng có thể mở các buổi giao lưu, chia sẻ văn hóa để giúp nhân viên nước ngoài hiểu được văn hóa, tập quán của người Việt Nam, môi trường làm việc, kinh nghiệm từ người đi trước,... Việc này có thể làm giảm rủi ro hiểu nhầm trong giao tiếp, thúc đẩy nội bộ làm việc có hiệu quả hơn.
Trên đây là những công việc nền tảng giúp chuyên viên nhân sự chuẩn bị tốt nhất cho việc tiếp nhận nhân viên mới người nước ngoài. Các yếu tố về chế độ phúc lợi là sợi dây vô hình kết nối công ty và người lao động. Một chế độ tốt sẽ góp phần thu hẹp khoảng cách giữa hai bên, tạo tiền đề phát triển quan hệ lao động tốt đẹp. Trong khi đó, các yếu tố về mặt pháp lý lại có liên quan đến cơ quan quản lý nhà nước, việc thiếu sót trong hiểu biết và áp dụng các quy định có thể khiến cho công ty gặp nhiều rắc rối trong thủ tục hoặc bị xử phạt khi có vi phạm. Nếu công ty bạn có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tư vấn thêm về lao động, nhân sự hay thực hiện các thủ tục liên quan đến visa, GPLĐ, hãy liên hệ với ICONIC theo thông tin bên dưới.
ICONIC CO.,LTD. https://iconic-intl.com/vi
Trụ sở chính: Tầng 10, Tòa nhà Citilight, 45 Đường Võ Thị Sáu, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
◆ Thông tin liên hệ:
Người phụ trách: Mr. Maeda (tiếng Nhật), Ms. Yến (tiếng Việt)
TEL: (84-28) 3939-0940 (ext.: 63 (Maeda), 35 (Yến))
Email : hrc-contact@iconic-intl.com
