Trong môi trường làm việc hiện đại, để duy trì một không gian làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả, công ty cần có những quy định rõ ràng bằng việc thiết lập hệ thống trật tự tại nơi làm việc. Nội quy lao động, trong đó nội dung liên quan đến xử lý kỷ luật lao động là công cụ giúp duy trì trật tự tại nơi làm việc, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động, đảm bảo rằng các quy tắc được tuân thủ và mọi hành vi vi phạm đều được xử lý một cách công bằng và minh bạch. Bài viết này sẽ cung cấp các thông tin về vấn đề xử lý kỷ luật lao động từ góc nhìn pháp lý và một số kinh nghiệm thực tiễn.
Để xử lý kỷ luật lao động một cách hợp pháp và hiệu quả, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc 1:
- Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động.
- Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên.
- Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật.
- Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.
- Nguyên tắc 2: Không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Điều này đảm bảo rằng người lao động không bị xử lý quá mức hoặc bị trừng phạt nhiều lần cho cùng một lỗi.
- Nguyên tắc 3: Khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất. Nguyên tắc này giúp tránh tình trạng xử lý quá mức và đảm bảo tính công bằng trong việc áp dụng hình thức kỷ luật.
- Nguyên tắc 4: Theo khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, có những trường hợp đặc biệt mà công ty không được tiến hành xử lý kỷ luật lao động, như khi người lao động đang trong thời gian nghỉ ốm đau, thai sản, hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi…
Bộ luật Lao động 2019 quy định bốn hình thức kỷ luật lao động
- Khiển trách
Đây là hình thức nhẹ nhất, thường áp dụng cho các vi phạm lần đầu hoặc không nghiêm trọng.
- Kéo dài thời gian nâng lương
Hình thức này áp dụng khi người lao động vi phạm nhưng không đến mức phải cách chức hoặc sa thải.
- Cách chức
Áp dụng cho các trường hợp vi phạm nghiêm trọng hơn, đặc biệt là đối với các vị trí quản lý.
- Sa thải
Đây là hình thức kỷ luật nặng nhất, chỉ áp dụng khi người lao động có hành vi vi phạm đặc biệt nghiêm trọng hoặc tái phạm nhiều lần. Hệ quả pháp lý khi áp dụng hình thức này đó là việc chấm dứt hợp đồng lao động. Bộ luật Lao động có những yêu cầu ràng buộc khi xử lý bằng hình thức này.
Quy trình xử lý kỷ luật lao động thường được thực hiện theo các bước sau để đảm bảo tính minh bạch và công bằng:
Bước 1: Phát hiện vi phạm
Bước 2: Điều tra vi phạm
Bước 3: Họp xử lý kỷ luật lao động
*Trình tự họp xử lý kỷ luật lao động:
a) Gửi thông báo
b) Xác nhận tham dự họp
c) Tiến hành họp
d) Ban hành và thực hiện quyết định xử lý kỷ luật
Vai trò của bộ phận nhân sự trong xử lý kỷ luật lao động
Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình xử lý kỷ luật lao động diễn ra đúng quy định và công bằng. Theo đó, một số vai trò có thể kể đến như sau:
- Xây dựng, duy trì và cập nhật hệ thống xử lý kỷ luật lao động, đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành và văn hóa công ty.
- Đảm bảo tất cả người lao động đều hiểu rõ các quy định và chính sách xử lý kỷ luật thông qua việc truyền thông và đào tạo thường xuyên.
- Tiến hành điều tra khi có vi phạm xảy ra để thu thập thông tin và bằng chứng liên quan, đảm bảo quá trình xử lý kỷ luật diễn ra công bằng và minh bạch.
- Tham gia vào việc thực hiện các bước trong quy trình kỷ luật, từ việc thông báo vi phạm, tổ chức các buổi họp kỷ luật, đến việc ra quyết định kỷ luật cuối cùng.
- Tiếp nhận khiếu nại từ người lao động liên quan đến việc xử lý kỷ luật lao động, tham gia vào quá trình giải quyết, đảm bảo mọi khiếu nại được xử lý công bằng, nhanh chóng.
- Lưu trữ hồ sơ, đảm bảo tính bảo mật và sẵn sàng cung cấp thông tin khi cần thiết.
- Đánh giá lại quy trình để tìm ra điểm cần cải thiện, giúp nâng cao hiệu quả trong xử lý kỷ luật.
Trong thực tế, nhiều vấn đề có thể phát sinh trong quá trình xử lý kỷ luật lao động:
- Thiếu quy trình rõ ràng: Nhiều công ty không có quy trình xử lý kỷ luật rõ ràng, dẫn đến sự không nhất quán và bất hợp pháp trong việc áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật. Từ đó, công ty có thể phải bồi thường những số tiền lớn cho người lao động.
- Thiếu chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm của người lao động.
- Thiếu căn cứ để xử lý hành vi vi phạm của người lao động: hành vi vi phạm không được quy định trong Nội quy lao động, Hợp đồng lao động.
- Người lao động vi phạm thuộc trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động.
- Người lao động chống đối bằng cách không nhận thông báo họp, không tham dự họp, không chấp hành quyết định xử lý kỷ luật.
- Sau khi áp dụng biện pháp xử lý kỷ luật, một số công ty không hỗ trợ giúp người lao động cải thiện hành vi hoặc hiệu suất, dẫn đến việc tái phạm hoặc phản ứng tiêu cực từ người lao động, bao gồm giảm sút tinh thần làm việc, mất động lực, hoặc thậm chí là nghỉ việc.
Để giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý kỷ luật lao động, cần lưu ý:
- Mọi hành động kỷ luật đều tuân thủ trình tự theo quy định của pháp luật lao động.
- Có căn cứ hợp pháp tại Nội quy lao động, Hợp đồng lao động, Bộ luật lao động.
- Thu thập đầy đủ chứng cứ và tài liệu liên quan đến vi phạm của người lao động.
- Đảm bảo xử lý kỷ luật trong thời hiệu quy định.
- Người ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động là người có thẩm quyền quy định tại Nội quy lao động.
- Tôn trọng quyền lợi của người lao động trong suốt quá trình xử lý kỷ luật và sau khi quyết định đã được thực hiện.
Tóm lại, việc xử lý kỷ luật lao động cần tuân thủ các nguyên tắc và quy trình pháp lý để đảm bảo tính công bằng và minh bạch. Các công ty và người lao động cần tuân thủ quy định về xử lý kỷ luật lao động để xây dựng môi trường làm việc tốt đẹp hơn. Điều này không chỉ giúp duy trì trật tự mà còn góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên liên quan. Việc thực hiện đúng quy trình và nguyên tắc sẽ giúp công ty tránh được những rủi ro pháp lý và tạo dựng được một môi trường làm việc chuyên nghiệp, công bằng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong quá trình xây dựng quy trình xử lý kỷ luật lao động một cách bài bản, chuyên nghiệp và đúng pháp luật, đừng ngần ngại liên hệ với ICONIC. Với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực tư vấn và kiện toàn hệ thống quản lý nhân sự, chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn để tìm ra những giải pháp tối ưu, phù hợp với mục tiêu phát triển và tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.
