Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, việc tuyển dụng lao động nước ngoài không chỉ mang lại cơ hội phát triển cho doanh nghiệp mà còn góp phần thúc đẩy đa dạng hóa nội bộ và nâng cao kỹ năng của đội ngũ nhân viên. Tính đến cuối năm 2023, tổng số người lao động nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam đã đạt khoảng 136.800 người và dự kiến sẽ tiếp tục tăng trong thời gian tới.
Tuy nhiên, để tiếp nhận lao động nước ngoài một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng cả về thủ tục pháp lý lẫn hỗ trợ thực tiễn sau tiếp nhận. Bài viết này sẽ giới thiệu những công việc cơ bản mà bộ phận nhân sự cần thực hiện, chia thành hai nhóm chính: 【① Chuẩn bị thủ tục pháp lý】và【② Hỗ trợ tiếp nhận suôn sẻ】.
① Chuẩn bị thủ tục pháp lý
● Giấy phép lao động (Work Permit) và Thị thực/Thẻ tạm trú (TRC)
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần có đầy đủ các giấy tờ sau:
- Giấy phép lao động (Work Permit)
- Thị thực phù hợp với mục đích làm việc (thị thực DN, LD, v.v.) hoặc thẻ tạm trú (TRC)
Lưu ý quan trọng:
- Xác minh trình độ học vấn và kinh nghiệm của người nước ngoài có phù hợp với vị trí dự kiến xin giấy phép hay không
- Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như hộ chiếu, bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe... Nếu là giấy tờ nước ngoài thì cần hợp pháp hóa lãnh sự
- Trường hợp người lao động nhập cảnh bằng visa miễn thị thực hoặc visa du lịch thì không thể chuyển đổi sang TRC/giấy phép lao động tại Việt Nam. Cần xuất cảnh và quay lại với visa đúng mục đích
● Ký kết hợp đồng lao động
- Trường hợp tuyển dụng chính thức: Doanh nghiệp cần ký hợp đồng lao động có thời hạn, tuân thủ theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam (thời hạn hợp đồng không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động)
- Trường hợp điều động nội bộ (intra-company transferee): Không bắt buộc ký hợp đồng, nhưng thực tế có thể cần để phục vụ các thủ tục như khai báo thuế, mở tài khoản ngân hàng, v.v.
● Nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội
- Người lao động nước ngoài có giấy phép lao động và hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại Việt Nam
- Trường hợp điều động nội bộ sẽ được miễn tham gia bảo hiểm xã hội
● Báo cáo định kỳ về việc sử dụng lao động nước ngoài
- Doanh nghiệp phải nộp báo cáo định kỳ cho cơ quan chức năng vào giữa năm (trước ngày 4/7) và cuối năm (trước ngày 5/1 năm sau)
- Nếu không nộp, nộp sai hoặc nộp trễ có thể bị xử phạt hành chính
② Hỗ trợ tiếp nhận suôn sẻ
Việc hỗ trợ người lao động nước ngoài trước và sau khi nhập cảnh có ảnh hưởng lớn đến khả năng hòa nhập và gắn bó với công ty. Dưới đây là những hoạt động hỗ trợ thiết thực mà doanh nghiệp có thể áp dụng dễ dàng.
● Hỗ trợ tìm nhà và ổn định sinh hoạt
Tư vấn lựa chọn khu vực sinh sống
Ngoài việc giới thiệu nhà ở, nên cung cấp thông tin về đặc điểm của khu vực như mức độ an toàn, tiện ích sinh hoạt, cộng đồng người Nhật, v.v. Đặc biệt, cần lưu ý về tình trạng ùn tắc giao thông trong giờ cao điểm, giúp người lao động không chọn nhầm nơi ở “gần mà hóa xa”.
Giới thiệu nhà môi giới uy tín
Không cần hỗ trợ trực tiếp trong việc thuê nhà, nhưng giới thiệu một vài môi giới uy tín, có kinh nghiệm làm việc với người nước ngoài sẽ giúp người lao động yên tâm hơn.
Đón sân bay và hướng dẫn khu vực sinh sống
Tổ chức đón tại sân bay và hướng dẫn các cơ sở tiện ích quanh khu nhà (siêu thị, bệnh viện, trạm xe buýt, ATM...) sẽ giúp người lao động mới đến giảm bớt cảm giác lạ lẫm và lo lắng.
● Hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng và mua SIM điện thoại
Một số rắc rối thường gặp:
- Nhân viên ngân hàng/nhà mạng không thể giao tiếp bằng tiếng Anh
- Không nắm rõ giấy tờ cần thiết, dẫn đến bị từ chối giao dịch
- Không đăng ký SIM chính chủ được, gây gián đoạn liên lạc
Giải pháp đề xuất:
- Cung cấp danh sách giấy tờ cần thiết cho từng thủ tục, kèm theo thông tin các địa điểm phục vụ nhanh hoặc có nhân viên hỗ trợ thân thiện
- Nếu có thể, nhân viên người Việt đi cùng để hỗ trợ phiên dịch và xử lý tình huống tại chỗ
● Buổi định hướng về sinh hoạt tại Việt Nam
Các nội dung nên cung cấp:
- Cách sử dụng các ứng dụng gọi xe như Grab, Vinasun và những lưu ý khi di chuyển
- Danh sách bệnh viện, phòng khám có thể giao tiếp bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật
- Gợi ý nơi mua sắm thực phẩm, đồ sinh hoạt (chợ địa phương, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, trang thương mại điện tử dành cho người nước ngoài)
- Bộ từ vựng/ câu giao tiếp cơ bản tiếng Việt trong các tình huống mua sắm, di chuyển
● Giới thiệu quy định làm việc tại công ty
Do sự khác biệt về “thông lệ” giữa các quốc gia, cần dành thời gian giải thích rõ ràng quy định làm việc ngay từ đầu.
- Chuẩn bị tài liệu tóm tắt về quy chế lao động, cách đánh giá, thời gian làm việc, cách báo cáo công việc, v.v.
- Giải thích vừa bằng lời nói, vừa bằng văn bản để đảm bảo dễ hiểu
● Phỏng vấn định kỳ sau tiếp nhận
Trong những tuần đầu, người lao động thường gặp nhiều áp lực cả về công việc, ngôn ngữ và sinh hoạt.
- Nên tổ chức các buổi phỏng vấn 1-1 với quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự vào các mốc sau 1 tuần, 1 tháng và 3 tháng, để nắm bắt mức độ hòa nhập và hỗ trợ kịp thời
● Khuyến khích tham gia hoạt động gắn kết nội bộ
Dù là người nước ngoài hay người Việt, việc cảm thấy được chào đón sẽ giúp họ xây dựng sự tin tưởng và gắn bó hơn với tổ chức.
- Mời tham gia bữa trưa chào đón, du lịch công ty, các sự kiện nội bộ, giúp tạo cơ hội giao lưu tự nhiên và tăng sự hòa nhập
Không cần quá cầu kỳ hay “chiều chuộng” quá mức, mà nên tạo ra cảm giác “có hỗ trợ đúng lúc, đúng mức” là đủ.
Doanh nghiệp nên xây dựng các mẫu hướng dẫn/ check-list để dễ dàng áp dụng lại trong các lần tiếp nhận sau, giúp giảm gánh nặng cho bộ phận nhân sự.
Nếu doanh nghiệp cần tư vấn thêm về hồ sơ visa, giấy phép lao động hoặc thiết lập quy trình tiếp nhận người nước ngoài, đừng ngần ngại liên hệ ICONIC để được hỗ trợ!
