はじめまして。
ICONIC 組織人事コンサルティング部門の前田です。
弊社、ICONICの組織人事コンサルティング部門は、労働許可証申請や就業規則作成、労務相談等を担当する「リーガルチーム」と、人事制度構築や人材開発・研修を担当する「HRM（Human Resource Management）チーム」に分かれています。
これまでは、HRMチームを中心に情報を発信して参りましたが、今月より弊社リーガルチームからも情報をお届けして参ります。
最初のテーマは、日本人採用後、労働許可証の申請手続きを内定者に案内するときの注意点です。
労働許可証申請に伴う業務は、①内定者への書類準備案内、②企業から当局への書類提出の大きく2つに分かれます。
今回は、①における注意点を3つご紹介したいと思います。
1. 内定者の多くは不安であると認識すること
内定者の多くはベトナムで初めて働くこととなります。期待に胸を膨らませる一方で、不安もいっぱいです。そして通常、初めてベトナム人の担当スタッフとやり取りをすることとなります。
一方、ベトナム人の担当スタッフも、外国人の多い会社でなければ、慣れない業務なので、ちょっと自信なさ気に案内したり、インターネットのどこかで拾ってきた必要資料一覧をそのまま添付して伝えたりすることがあります。
その場合、案内を受けた内定者はどのように感じるでしょうか？ トラブルが発生して、そのまま和解できずに入社までたどりつけないかもしれません。労働許可証申請を案内する姿勢としては、「内定者目線」で進める必要があります。
2. 日本の手続きであっても内定者は慣れていないと認識すること
労働許可証の書類準備には、日本での公証手続きなど、日本人が通常の生活では縁のない手続きがあります。
仮に、内定者に「公証手続きをお願いします」と伝えたとしても、どこで何をすればいいか分からない可能性があります。
日本で内定者にスムーズに動いてもらうためには、いつ、どこで、何をすればいいのか、段階を踏んで案内する必要があります。
3. ベトナムにおける申請環境について理解すること
内定者は日本での手続きに慣れているため、いつも全て想定通りに進むものと考えていることが多いですが、まだ法整備が不十分なベトナムでは突然の法令変更や当局の解釈変更が起こりえます。そのため、常に情報をアップデートをすることが必要です。
内定者がなるべく手間をかけずに最短で済ませたい気持ちは非常に理解できますし、案内する側もそれを意識すべきでありますが、万が一のことは起こり得るため、場合によっては、本来は提出しないけれども申請のサポートとなる書類も、バックアッププランとして案内することも検討できると、より万全かと思います。
弊社では、上記1～3を踏まえた上で、労働許可証申請代行業務を提供しております。
また、上記3のみについてサポートが欲しいという企業様向けには、労務顧問サービスも提供しております。
弊社サービスにご関心がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
